Integratie van ESG-rapportage in middelgrote Nederlandse mkb-bedrijven

Environmental, Social & Governance (ESG)–rapportage is het proces waarbij ondernemingen hun prestaties en beleid op het gebied van milieu, maatschappij en goed bestuur transparant maken. Net zoals jaarlijkse financiële verslagen inzicht geven in financiële resultaten, toont een duurzaamheidsrapport welke duurzaamheidsdoelen zijn gesteld en in hoeverre deze zijn behaald. Voor het Nederlandse midden- en kleinbedrijf (mkb) – de motor van de economie – wordt ESG-rapportage steeds relevanter. Onder druk van Europese regelgeving en groeiende maatschappelijke verwachtingen moeten ook middelgrote mkb-bedrijven nadenken over hun impact op mens en milieu. ESG-rapportage verhoogt de transparantie en vergelijkbaarheid tussen bedrijven en geeft belanghebbenden inzicht in de duurzame inspanningen.

Tegelijk roept dit vragen op: Hoe kunnen middelgrote mkb-bedrijven ESG-rapportage integreren in de bedrijfsvoering zonder het financiële team te overbelasten? 

 

Belangrijkste obstakels bij ESG-integratie voor het mkb

Middelgrote mkb-ondernemingen ervaren diverse uitdagingen bij het integreren van ESG-rapportage. Allereerst is er de complexiteit en omvang van duurzaamheidsrapportage. Het opstellen van een degelijk ESG-verslag is een tijdrovende klus en een uitdaging om goed te doen. Anders dan financiële rapportage, moeten bedrijven nieuwe soorten data verzamelen over bijvoorbeeld CO₂-uitstoot, afval, diversiteit en ketenverantwoordelijkheid – gegevens die voorheen vaak niet systematisch werden bijgehouden. Veel mkb’s hebben beperkte middelen en expertise zijn cruciaal voor het effectief implementeren van ESG-rapportages binnen de organisatie.: ze beschikken niet over grote duurzaamheidsafdelingen en de kennis over rapportagestandaarden (zoals GRI of de nieuwe ESRS) is beperktmiddelen en expertise zijn cruciaal voor het effectief implementeren van ESG-rapportages binnen de organisatie.: ze beschikken niet over grote duurzaamheidsafdelingen en de kennis over rapportagestandaarden (zoals GRI of de nieuwe ESRS) is beperkt. Bovendien kan de investering in ESG op de korte termijn de kosten verhogen en groei vertragen, waardoor ondernemers huiverig zijn. Een recent onderzoek onder Vlaamse kmo’s bevestigt dat het inzetten op ESG weliswaar milieuprestaties verbetert, maar ook de bedrijfskosten verhoogt en de groei significant vertraagt – pas op langere termijn plukken mkb-bedrijven de vruchten.

Daarnaast ontbreekt het vaak aan gestandaardiseerde systemen en processen voor duurzaamheidsdata. Waar financiële data doorgaans in goed ingerichte ERP-systemen staan, gebeurt de vastlegging van ESG-informatie vaak ad-hoc in losse spreadsheets, wat een uitdaging vormt voor de kwaliteit van de ESG-rapportages. Deze fragmentarische aanpak leidt tot inconsistenties en verhoogt de werkdruk, met name op het financiële team dat gewend is aan gestructureerde data. De aankomende regelgeving (zoals de EU’s nieuwe richtlijn) vereist echter dezelfde mate van nauwkeurigheid en controleerbaarheid voor ESG-cijfers als voor financiële cijfers. Dit betekent dat mkb’s moeten investeren in methoden om betrouwbare en verifieerbare duurzaamheidsinformatie te verzamelen en te verwerken – bijvoorbeeld door nieuwe meetinstrumenten (zoals sensoren voor CO₂ of afval) of externe data in te zetten. Het vinden van passende IT-tooling is echter een obstakel: marktstandaarden voor ESG-software zijn nog in ontwikkeling, en veel systeemleveranciers hebben hun oplossingen nog niet klaar of getest in het mkb.

Tot slot zien mkb-ondernemers als uitdaging dat zij niet direct wettelijk verplicht zijn tot rapportage, maar er wel indirect mee te maken krijgen. Deze “indirecte verplichting” betekent dat grote klanten of banken steeds vaker duurzaamheidsinformatie opvragen. Dit vergt extra werk zonder dat er altijd interne urgentie wordt gevoeld. Het kan leiden tot Overbelasting van het financiële team kan leiden tot problemen met de naleving van wet- en regelgeving. wanneer de taak van dataverzameling en verslaglegging voornamelijk daar terechtkomt. Het financiële team heeft wel de nodige expertise in controle en verslaggeving, maar gebrek aan ondersteuning door andere afdelingen maakt de last onevenredig zwaar.

Belangrijkste kansen van ESG-integratie voor het mkb

Hoewel de uitdagingen reëel zijn, biedt integratie van ESG-rapportage ook aanzienlijke kansen voor middelgrote mkb’s. Ten eerste kunnen bedrijven die proactief transparant zijn over hun duurzaamheidsprestaties een concurrentievoordeel behalen proactief transparant zijn over hun duurzaamheidsprestaties een concurrentievoordeel behalen. Grote opdrachtgevers en ketenpartners stellen toenemende duurzaamheidscriteria aan hun leveranciers. Een mkb dat kan aantonen hoe zijn product wordt gemaakt en of dit eerlijk en verantwoord gebeurt, heeft een streepje voor. Ondernemers die niet in staat zijn vragen van klanten over hun ESG-prestaties te beantwoorden, riskeren dat die klant overstapt naar een concurrent die wél de gevraagde informatie kan aanleveren. Omgekeerd vergroot proactieve ESG-transparantie de kans op het behouden en winnen van klanten, en heeft het een positieve impact op de samenleving. Dit geldt ook bij aanbestedingen en offerte-trajecten, waar een goed duurzaamheidsbeleid steeds vaker wordt meegewogen.

Daarnaast kan toegang tot financiering verbeteren. Banken en investeerders letten meer op ESG-criteria bij het beoordelen van kredietrisico’s. Uit duurzaamheidsrapportages kunnen banken afleiden welke inspanningen een bedrijf levert om zijn duurzaamheidsdoelen te bereiken en hoe succesvol het daarin is. Dit kan leiden tot gunstigere leenvoorwaarden voor bedrijven met een overtuigend ESG-profiel – of juist tot ongunstigere voorwaarden als het beeld negatief is. Transparante ESG-inspanningen signaleren aan financiële stakeholders dat het bedrijf toekomstgericht en verantwoord wordt geleid, wat het vertrouwen en de investeringsbereidheid vergroot. Ook maatschappelijke stakeholders (zoals NGO’s of omwonenden) zien via een verslag of de werkelijkheid overeenkomt met de duurzame ambities die het bedrijf uitdraagt. Een goede ESG-reputatie versterkt daarmee de merkwaarde en legitimiteit van het mkb.

Cruciaal is dat ESG-rapportage bedrijven helpt toekomstbestendig te worden. Het dwingt ondernemers strategisch na te denken over lange termijn risico’s en kansen. Zo benadrukt de SER dat men de nieuwe rapportageverplichting vooral moet zien als een instrument om de onderneming toekomstklaar te maken. Door nu al te werken aan duurzaamheid, anticipeert een mkb op toekomstige wetgeving en marktontwikkelingen. Een voorbeeld is een Nederlands mkb-bedrijf dat dankzij de ESG-analyse ontdekte veel plastic te verbruiken, en daarop overstapte naar gerecycled materiaal om relevant te blijven. Dit illustreert hoe innovatie en efficiëntie kunnen voortvloeien uit ESG-inspanningen – vaak leiden duurzaamheidsmaatregelen tot kostenbesparingen (bijv. energie-efficiëntie, afvalreductie) en nieuwe marktkansen (zoals circulaire producten of toegang tot duurzame ketens, die bijdragen aan het verminderen van de uitstoot van broeikasgassen). Bovendien kan een sterk duurzaamheidsprofiel helpen om talent aan te trekken en te behouden, omdat steeds meer werknemers waarde hechten aan werken bij een verantwoord bedrijf. Ten slotte bouwt een onderneming via ESG-rapportage aan vertrouwen bij alle stakeholders en verstevigt het de eigen license to operate op lange termijn. Kortom, waar ESG-integratie initieel inspanning vergt, creëert het op termijn meer veerkracht, reputatiewinst en continuïteit.

Praktische richtlijnen en best practices voor ESG-integratie

Het effectief integreren van ESG-rapportage in de bedrijfsvoering vergt een gestructureerde aanpak. Hieronder staan enkele praktische richtlijnen en best practices die specifiek voor middelgrote mkb-bedrijven relevant zijn:

• Begin met een materialiteitsanalyse: Bepaal welke duurzaamheidsonderwerpen, zoals klimaatverandering en diversiteit en inclusie, relevant zijn voor de organisatie. materieel zijn voor jouw onderneming. Dit betekent kijken naar twee perspectieven, volgens het dubbele-materialiteitsprincipe: (1) hoe beïnvloedt jouw bedrijfsvoering mens en milieu, én (2) hoe hebben ontwikkelingen in mens en milieu invloed op jouw bedrijfsresultaten. Door deze dubbele bril te gebruiken identificeer je de thema’s die ertoe doen. Richt je rapportage vervolgens primair op díe onderwerpen. Een goede materialiteitsanalyse is essentieel omdat deze bepaalt waarover je moet rapporteren – zo voorkom je dat je verzandt in details die niet relevant zijn voor je impact of bedrijfsrisico’s. Betrek ook de taskforce on climate-related financial disclosures in uw strategie. stakeholders bij dit proces: ga in gesprek met medewerkers, klanten, leveranciers en eventueel omwonenden om te horen welke kwesties zij belangrijk vinden. In de EU-wetgeving (CSRD) is zelfs expliciet vastgelegd dat bedrijven bij hun materialiteitsanalyse gebruik moeten maken van internationale kaders, zoals die van de accounting standards board. OESO-richtlijnen en de VN Guiding Principles) om alle belangrijke impact in kaart te brengen.

• Gebruik erkende raamwerken als leidraad: Maak gebruik van bestaande duurzaamheidsraamwerken om structuur te geven aan de ESG-inbedding. Een veelgebruikt raamwerk is het Global Reporting Initiative (GRI). GRI heeft algemene richtlijnen voor duurzaamheidsverslaglegging vastgesteld en biedt een handzaam kader van indicatoren en rapportageprincipes. Specifiek voor het mkb is er een GRI-handboek ontwikkeld dat helpt om deze richtlijnen praktisch toe te passen. Ook de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de VN kunnen dienen als inspirerend kompas: ze geven 17 concrete duurzaamheidsthema’s (zoals klimaatactie, waardig werk, gelijkheid) die als kapstok voor je ESG-strategie kunnen fungeren. Voor mkb-bedrijven die zich voorbereiden op toekomstige wettelijke rapportage kun je alvast kennisnemen van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) – dit zijn de nieuwe EU-standaarden onder de CSRD. Hoewel deze in eerste instantie voor grote bedrijven zijn bedoeld, geven ze een beeld van welke informatie van belang is. Er zijn zelfs speciale, vereenvoudigde ESRS-versies in de maak voor het mkb (daarover hieronder meer). Kortom, laat je leiden door deze best practices: ze zorgen ervoor dat je niets essentieels over het hoofd ziet en dat je verslag aansluit bij wat investeerders, klanten en regelgevers verwachten.

• Werk stap voor stap en start met bestaande informatie: Een belangrijke vuistregel is om klein te beginnen en gestaag uit te bouwen. “Niet alles hoeft in één keer,” adviseert de SER dan ook. Begin bijvoorbeeld met één of twee kernonderwerpen die uit de materialiteitsanalyse komen en verzamel de data die daarvoor al redelijk voorhanden is. Inventariseer welke gegevens je nú al bijhoudt op milieu- en sociaal gebied. Veel bedrijven hebben meer dan ze denken: kijk naar bestaande bronnen zoals arbodiensten (verzuimcijfers), energierekeningen (CO₂-voetafdruk), HR-administratie (personeelssamenstelling, m/v-verhouding) en eventuele certificeringen (bijv. ISO 14001 voor milieumanagement, ISO 45001 voor veiligheid). Ook branche-specifieke keurmerken of de MVO Prestatieladder kunnen relevant zijn indien van toepassing. Maak gebruik van bestaande bedrijfsprocessen: zo levert de jaarlijkse Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) al inzicht in veiligheid en gezondheid op de werkvloer, en KAM- (Kwaliteit, Arbo, Milieu) systemen bieden data over incidenten, emissies of afvalstromen. Deze informatie kun je hergebruiken voor ESG-doeleinden, zodat je niet opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. Het SER-platform raadt bijvoorbeeld aan om bestaande instrumenten zoals medewerkerstevredenheidsonderzoeken, RI&E’s, kwaliteitscontroles en klachtenregistraties te benutten om trends en materiële kwesties te identificeren. Door aan te knopen bij wat er al is, verlicht je de extra workload.

• Verzamel keteninformatie en betrek je leveranciers: Veel middelgrote mkb’s opereren in toeleveringsketens van grotere ondernemingen. Juist in die keten zitten vaak belangrijke duurzaamheidsthema’s, van CO₂ in de logistiek tot mensenrechten bij toeleveranciers, die ook relevant zijn voor climate-related financial disclosures. Breng daarom je leveranciersketen in kaart. Ga na waar je grondstoffen en producten vandaan komen en onder welke omstandigheden ze geproduceerd worden. Dit is niet alleen nuttig voor je eigen inzicht, maar bereidt je ook voor op vragen van klanten hogerop in de keten. Vraag leveranciers om benodigde informatie en werk eventueel samen om gegevens te verzamelen (bijvoorbeeld via vragenlijsten of duurzaamheidsverklaringen). Er bestaan handige hulpmiddelen om ketenrisico’s te identificeren, zoals de MVO Risico Checker van RVO die inzicht geeft in land- en sectorspecifieke risico’s. Ook de due diligence-handleiding van de SER biedt stappen om internationale MVO-risico’s in kaart te brengen. Door ketenpartners te betrekken, vergroot je bovendien het draagvlak en bewustzijn buiten de eigen organisatie.

• Leer van peers en vraag om ondersteuning: Mkb-bedrijven hoeven het wiel niet alleen uit te vinden. Kijk hoe vergelijkbare bedrijven in jouw branche omgaan met ESG-rapportage. Veel grotere bedrijven publiceren al uitgebreide duurzaamheidsverslagen – daar kun je inspiratie en best practices uit halen (let wel op schaalverschil). Brancheorganisaties spelen hierin een belangrijke rol en kunnen ondersteuning bieden bij de voorbereidingen, juist omdat veel duurzaamheidskwesties sectorspecifiek zijn. Informeer bij jouw branchevereniging of beroepsorganisatie of er richtlijnen, workshops of voorbeeldcases beschikbaar zijn. Platforms als MVO Nederland (het grootste duurzame bedrijvennetwerk van Nederland) en het Global Compact Netwerk Nederland bieden eveneens tips, tools en bijeenkomsten voor mkb’ers die willen verduurzamen. Overheidsgestuurde initiatieven, zoals de SER communities of practice rond CSRD, organiseren webinars en Q&A-sessies waar je praktische vragen kunt stellen. Tenslotte kan externe expertise nuttig zijn: schroom niet om een adviseur of accountant te raadplegen als je vastloopt bij bepaalde onderdelen van de rapportage (zoals het berekenen van je CO₂-uitstoot of het formuleren van KPI’s). Er komen bovendien steeds meer opleidingstrajecten beschikbaar – voor financieel professionals zijn er trainingen om ESG-rapportage te begrijpen, en voor duurzaamheidsprofessionals om de impact op het milieu te beheren. Het bundelen van kennis en ervaringen versnelt de ESG-integratie zonder onnodige fouten.

Samenvattend: focus op de voor jouw bedrijf relevante thema’s, gebruik beschikbare frameworks en data, bouw stapsgewijs uit, en maak gebruik van de kennis in je netwerk. Zo wordt ESG-rapportage een beheersbaar onderdeel van de bedrijfsvoering in plaats van een jaarlijkse last-minute exercitie.

Processen en tooling ter verlichting van de werkdruk

Om ESG-rapportage efficiënt in te bedden, is het belangrijk de juiste processen en hulpmiddelen te implementeren. Digitalisering Duurzaamheid speelt hierbij een grote rol, vooral in het kader van ESG reporting. Uiteindelijk zal duurzaamheidsinformatie net zo routinematig verzameld en gerapporteerd moeten worden als financiële data. Gelukkig erkennen steeds meer financiële teams dit en investeren ze in ondersteunende technologie. Uit een recente studie bleek dat maar liefst 99% van de CFO’s verwacht te investeren in ESG-rapportage technologieën en tools binnen afzienbare tijd. Dit onderstreept de behoefte aan systemen die de gegevensverzameling en rapportage kunnen automatiseren en de druk op handmatige processen wegnemen.

Een eerste stap is het inrichten van een intern proces voor dataverzameling. In plaats van aan het einde van het jaar gegevens ad-hoc bij elkaar te zoeken, is het raadzaam om gedurende het jaar op gezette tijden duurzaamheidsdata te verzamelen (bijvoorbeeld per kwartaal). Dit kan door een ESG-data kalender op te stellen, parallel aan de financiële rapportagekalender. Bestaande software kan soms al helpen: veel ERP- en boekhoudsystemen hebben module’s of add-ons voor milieugegevens of HR-gegevens. Sommige mkb’s integreren simpelweg extra velden in hun huidige systemen (bijvoorbeeld energiekosten koppelen aan kWh-verbruik, of in HR-pakketten diversiteitsinformatie bijhouden). Echter, volledig geïntegreerde ESG-software staat nog in de kinderschoenen. Bedrijven hebben jarenlang verschillende modellen en maatstaven gebruikt voor ESG, waardoor harmonisatie ontbreekt. Er zijn momenteel nog weinig kant-en-klare oplossingen specifiek gericht op niet-financiële rapportage, al werken softwareleveranciers hier hard aan.

In de tussentijd kan men gebruikmaken van gespecialiseerde tools voor deelgebieden. Enkele voorbeelden: energiebeheer-software of slimme meters om automatisch energie- en CO₂-data uit te lezen, HR-analytics tools om personeelsstatistieken (verzuim, doorstroom, diversiteit) inzichtelijk te maken, en supplier management systemen om gegevens van toeleveranciers bij te houden (bijvoorbeeld vragenlijsten over hun MVO-beleid). Het XBRL-formaat, dat door de CSRD vereist wordt voor de rapportage aan de Kamer van Koophandel, betekent dat data gestandaardiseerd digitaal aangeleverd moet worden. Dit lijkt technisch, maar voor bedrijven kan het een kans zijn om rapportage te automatiseren: veel financiële software zal ondersteuning voor ESG-XBRL bieden, zodat gegevens direct vanuit het systeem gedeponeerd kunnen worden. Door hier tijdig op in te spelen, voorkom je handmatig invullen van sjablonen achteraf.

Ook de kwaliteitsborging van ESG-gegevens is een aandachtspunt. Nieuwe regelgeving verlangt een accountantscontrole op duurzaamheidsverslagen (voor grote ondernemingen is limited assurance al verplicht gesteld onder CSRD). Dit betekent dat de data-auditslag al intern voorbereid moet zijn. Het financiëleteam kan hier zijn expertise inzetten: implementeer interne controles en documenteer de herkomst van duurzaamheidsdata net zoals je dat voor financiële posten zou doen. Bijvoorbeeld: leg vast wie verantwoordelijk is voor het meten van bepaalde indicatoren, en zorg voor een interne reviewcyclus. Gebruik waar mogelijk automatische datafeeds (om menselijke fouten te verminderen) en sla onderliggende bewijsstukken (zoals energierapporten of leveranciersverklaringen) op in een centraal dossier, in overeenstemming met accounting standaarden. Dit voorkomt dat bij een audit of vragen van stakeholders het financiële team in tijdnood raakt om bewijsmateriaal te leveren.

Verder is het nuttig om te kijken naar tooling-initiatieven die specifiek voor mkb’s zijn ontwikkeld. De Europese regelgevers beseffen dat mkb-bedrijven behoefte hebben aan eenvoudigere rapportagevormen. EFRAG heeft bijvoorbeeld gewerkt aan een “ESRS Navigator” (via RVO) en conceptversies van software om te bepalen welke standaarden van toepassing zijn. Ook zijn er online platforms (soms ontwikkeld door ngo’s of consultancies) waar mkb’s tegen lage kosten hun ESG-voetafdruk kunnen berekenen en vergelijken, wat bijdraagt aan de naleving van wet- en regelgeving. MVO Nederland biedt op haar website diverse disclosures aan voor bedrijven die willen voldoen aan de ESG-vereisten. tips & tools die direct toepasbaar zijn, van stappenplannen voor circulair ondernemen tot checklists voor inclusie. Zulke hulpmiddelen verlagen de drempel om aan de slag te gaan, omdat ze complex jargon vertalen naar concrete acties.

Automatisering is uiteraard het einddoel: idealiter wordt ESG-rapportage een geïntegreerd onderdeel van systemen, zodat de extra werkdruk minimaal is. In de praktijk kan dit betekenen dat bij het boeken van inkoopfacturen voor grondstoffen in het ERP-systeem ook automatisch de herkomst en eventuele duurzaamheidskenmerken vastgelegd worden, of dat een gebouwbeheersysteem realtime het energieverbruik rapporteert voor de milieu-KPI’s. Hoewel zulke integraties nog niet wijdverspreid zijn, is de trend duidelijk. Ondernemers doen er goed aan de ontwikkelingen te volgen en – zodra beschikbaar – pilotprojecten te starten met nieuwe ESG-tools. Dit vergt een leercurve, maar de beloning is dat de rol van het financiële team verschuift van uitvoerend (gegevens handmatig verzamelen) naar coördinerend en controlerend. Uiteindelijk zal de inzet van de juiste processen en tooling ervoor zorgen dat ESG-rapportage efficiënt en betrouwbaar verloopt, zonder ondraagbare extra werkdruk.

Juridische en regelgevende context in Nederland

De verplichtingen rond ESG-rapportage worden in belangrijke mate gedreven door Europese regelgeving, met name de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Deze op 1 januari 2023 in werking getreden EU-richtlijn schrijft voor dat steeds meer bedrijven de komende jaren verplicht duurzaamheidsinformatie en niet-financiële informatie moeten publiceren. De CSRD wordt gefaseerd ingevoerd tussen 2024 en 2028, afhankelijk van bedrijfsgrootte en type onderneming. In de huidige wetgeving geldt:

• Vanaf boekjaar 2024 moeten de grootste bedrijven rapporteren (dit waren al ondernemingen die onder de vroegere Non-Financial Reporting Directive vielen, zoals grote beursvennootschappen >500 medewerkers).

• Vanaf boekjaar 2025 moeten alle overige grote bedrijven rapporteren. Een grote onderneming is hierbij gedefinieerd als een bedrijf dat minstens aan twee van de volgende drie criteria voldoet: >250 medewerkers, >€40 miljoen omzet per jaar, >€20 miljoen balanstotaal. (NB: in Nederland is dit straks >€50 mln omzet en >€25 mln balanstotaal volgens de nieuwe EU-definitie, zie hieronder de Omnibus-voorstel).

• Vanaf boekjaar 2026 zouden ook middelgrote en kleine beursgenoteerde bedrijven moeten voldoen. Dit betreft dus mkb-ondernemingen die aan een beurs genoteerd zijn (zoals op Euronext Growth of lokale beurs).

Belangrijk is dat niet-beursgenoteerde mkb’s Familiebedrijven en mkb zonder openbaar belang vallen formeel buiten de reikwijdte van de CSRD, maar kunnen zich wel laten inspireren door de sustainability accounting standards. Zij hoeven volgens de wet geen duurzaamheidsrapport op te stellen. Toch zullen ze indirect met de regelgeving te maken krijgen: grote klanten die wél moeten rapporteren, moeten immers ook indicatoren over hun hele waardeketen aanleveren en zullen deze data bij hun mkb-toeleveranciers opvragen. Denk aan informatie over CO₂ in de productieketen, arbeidsomstandigheden bij leveranciers of diversiteit bij onderaannemers. Nederlandse mkb-bedrijven moeten er dus op voorbereid zijn dat ze dergelijke vragen krijgen en informatie beschikbaar hebben. De Kamer van Koophandel waarschuwt dat afnemers anders kunnen besluiten naar een andere leverancier te gaan. ESG-transparantie werkt hier dus via contractuele ketenverantwoordelijkheid: grote ondernemingen moeten voldoen aan de sustainability accounting standards. leggen de druk neer bij kleinere partners om de nodige data te leveren.

Op nationaal niveau wordt de CSRD omgezet in Nederlandse wetgeving via een implementatiebesluit (Richtlijn duurzaamheidsrapportering). Omdat de ESRS-standaarden als gedelegeerde EU-regelgeving direct gelden, is vooral aanpassing van de jaarrekeningwetgeving nodig om te voldoen aan de accounting standaarden. Nederland heeft daarbij enkele beleidskeuzes (lidstaatopties), bijvoorbeeld op gebied van handhaving en vrijstellingen, maar volgt in grote lijnen de EU-eisen. Naast de CSRD bereidt Nederland ook bredere richtlijnen voor ESG reporting om de impact op het milieu te waarborgen. IMVO-wetgeving voor (Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Deze is gericht op due diligence: bedrijven moeten zorg dragen voor mensenrechten en milieu in hun keten, wat ook kan inhouden dat zij hierover rapporteren of een statement openbaar maken, inclusief relevante disclosures. Hoewel dit wetsvoorstel (nog) vooral grote bedrijven raakt, laat het de trend zien dat transparantie over ESG in brede zin onderdeel wordt van de compliance voor bedrijven.

Een zeer recente ontwikkeling (begin 2025) is dat de Europese Commissie heeft voorgesteld de CSRD-regels te vereenvoudigen voor bedrijven, mede naar aanleiding van zorgen over administratieve last. In het zogenoemde “Omnibus-pakket” van februari 2025 wordt voorgesteld de reikwijdte van de CSRD flink te beperken, zodat met name het mkb ontzien wordt. De Commissie wil het aantal bedrijven onder de CSRD met ~80% reduceren, door de criteria aan te scherpen en de naleving van wet- en regelgeving te verbeteren. Concreet stelt men voor om voortaan alleen bedrijven met >1000 medewerkers onder de rapportageplicht te laten vallen (naast omzet/balanscriteria), in plaats van de huidige drempel van 250 medewerkers. Ook zouden alle beursgenoteerde mkb’s uit de scope gehaald worden: “SMEs will be removed from the scope of the CSRD entirely.”. Dit is echter nog een voorstel – het moet worden goedgekeurd door het Europees Parlement en de Raad. Als het doorgaat, betekent het dat veel middelgrote Nederlandse bedrijven uiteindelijk toch geen wettelijke plicht krijgen om zelfstandig een ESG-verslag te publiceren. Let op: dit neemt niet weg dat grote ketenpartners nog steeds informatie kunnen eisen, en dat vrijwillige rapportage een marktstandaard kan worden. Bovendien blijven banken, investeerders en consumenten ook zonder wetgevingsdruk vragen om ESG-informatie. Het KVK-artikel benadrukt dat, hoewel mkb’ers formeel geen rapportage hoeven te maken, ze nú al met CSRD te maken krijgen doordat grotere bedrijven strenger kijken naar hun toeleveranciers. Het advies is daarom: wees voorbereid, ook al val je niet onder de plicht.

Naast de rapportage zelf is de inhoudelijke standaardisering belangrijk, vooral in het kader van corporate governance en duurzaamheid. De CSRD verplicht bedrijven om te rapporteren volgens de European Sustainability Reporting Standards (ESRS), een set van criteria uitgewerkt door EFRAG. In juli 2023 heeft de Europese Commissie de eerste set van 12 ESRS-standaarden aangenomen, die sinds eind 2023 van kracht zijn. Deze standaarden dekken milieu-, sociale en governanceonderwerpen, inclusief climate-related aspecten. Onder andere zijn er vereisten over klimaat (bijv. de rapportage volgens de NFRD en de impact op het milieu). CO₂-uitstoot, energieverbruik, water), over sociaal kapitaal (werknemers, mensenrechten, diversiteit) en governance (anti-corruptiebeleid, bestuurssamenstelling). Bedrijven moeten zowel korte- als langetermijndoelstellingen en prestaties rapporteren en krijgen te maken met verplichte externe assurance op hun duurzaamheidsinfo. Ook nieuw is het dubbele-materialiteitsprincipe in de CSRD: ondernemingen moeten zowel de impact op de buitenwereld als de terugwerking van duurzaamheidsrisico’s op het bedrijf beschrijven. De CSRD wetgeving schrijft zelfs expliciet voor dat hierbij de eerdergenoemde OESO-richtlijnen en VN-richtlijnen gebruikt worden als referentiekader – een belangrijke verbinding tussen verslaglegging en internationaal erkende due diligence standaarden.

Specifiek voor het mkb is in de EU-regelgeving voorzien in proportionele standaarden. EFRAG werkt aan twee sets: de LSME-standaard (Listed SMEs) en de VSME-standaard (Voluntary SMEs). De LSME is bedoeld voor beursgenoteerde mkb’s die per 2026 moeten gaan rapporteren. Deze standaard is een vereenvoudigde versie van de ESRS, om de rapportagelast te verlichten en te voldoen aan de eisen van ESG reporting, inclusief de richtlijnen van de sustainability accounting standards. De VSME is een vrijwillige standaard voor niet-beursgenoteerde mkb’s die ervoor kiezen duurzaamheidsrapportages te doen (bijvoorbeeld om aan klanten te laten zien of om financiering te vergemakkelijken). In december 2024 heeft EFRAG de definitieve VSME standaard aangeboden aan de Europese Commissie. Opvallend is dat de VSME-standaard rekening houdt met de financiële gegevens van bedrijven. modulair is opgebouwd: mkb’s die net beginnen kunnen volstaan met een basismodule, terwijl verder gevorderde bedrijven extra modules kunnen toevoegen, zoals één gericht op beleid/acties/doelen (de PAT-module) en een ketenmodule voor informatie die grote klanten mogelijk vragen. Deze laatste module is expliciet bedoeld om te antwoorden op vragen van grote CSRD-plichtige ondernemingen, en fungeert als een soort plafond: grote bedrijven mogen van hun mkb-leveranciers niet méér detail vragen dan wat in de LSME-vragenlijst staat. Dit beschermt mkb’s tegen onevenredige dataverzoeken. De gedachte is dat zo’n geharmoniseerde vragenlijst tevens mkb’s helpt proactief te laten zien waar zij mee bezig zijn, en zo hun grotere klanten “ontzorgen”.

Binnen Nederland zijn ook enkele initiatieven die de transparantie bevorderen. De Transparantiebenchmark (uitgevoerd door het Ministerie van Economische Zaken) vergelijkt tweejaarlijks de kwaliteit van MVO-verslagen van bedrijven, en hoewel vooral grotere bedrijven meedoen, zet het een toon voor openheid. Bedrijven die hierop hoog scoren, winnen bijvoorbeeld de Kristalprijs – wat anderen weer motiveert te verbeteren. Ook wordt deelname aan handelsmissies gekoppeld aan verslaglegging: een bedrijf zonder enige maatschappelijke verslaglegging (0-score) krijgt bij deelname aan een economische missie een gesprek met de overheid hierover. Dit soort prikkels maken duidelijk dat transparantie de nieuwe norm wordt, ook voor mkb’s die internationaal opereren.

Tot slot is er de wereldwijde context. Naast de EU zijn er ook internationale standaarden in opkomst. De IFRS Foundation heeft via de International Sustainability Standards Board (ISSB) in 2023 de eerste globale duurzaamheidsstandaarden uitgebracht (IFRS S1 en S2, voor algemene duurzaamheidsinformatie en klimaat). Deze sluiten aan bij de bestaande financiële verslaggevingstandaarden. De EU wil dubbele rapportagelasten voorkomen en heeft daarom bij het opstellen van ESRS zoveel mogelijk rekening gehouden met afstemming op de ISSB-standaarden. Dit betekent dat als een bedrijf bijvoorbeeld in andere landen al volgens ISSB rapporteert, de overlap met de EU-eisen beperkt is. Voor Nederlandse mkb’s die wellicht exporteren of onderdeel zijn van internationale ketens kan dit op termijn relevant zijn, omdat het de compatibiliteit van rapportages vergroot.

Samengevat: de juridische context is volop in beweging. Hoewel veel middelgrote mkb’s (zeker niet-beursgenoteerde) vooralsnog niet verplicht zijn tot eigen duurzaamheidsrapportages, komt de druk via klanten, banken en mogelijke toekomstige wetten toch bij hen terecht. Er is duidelijk een verschuiving gaande richting “pas toe of leg uit”: of je bent duurzaam bezig en kunt dat aantonen, óf je moet uitleggen waarom niet – met risico op afnemende markt- en financieringsmogelijkheden. Het is daarom wijs voor mkb’s om de ontwikkelingen te volgen en zich vrijwillig al te richten naar de geest van de wet, ook al geldt de letter mogelijk (nog) niet voor hen.

Aanbevolen organisatorische aanpak voor efficiënte ESG-rapportage

Een succesvolle integratie van ESG-rapportage vergt niet alleen data en tools, maar ook een passende organisatie-inrichting binnen het mkb. Het doel is ESG onderdeel te maken van de normale bedrijfsvoering, zónder dat alle lasten op de schouders van het financiële team terechtkomen. Enkele aanbevelingen voor het organisatorisch borgen van ESG-rapportage zijn:

• Top-down commitment en governance: Zorg dat de directie het belang van ESG onderschrijft en duidelijk communiceert. Dit betekent niet dat de directeur alles zelf moet doen, maar wel dat er een toon aan de top is waarin duurzaamheid als strategisch thema wordt gezien. Overweeg een formele governancestructuur in te richten, zoals een duurzaamheidscomité of een uitbreiding van het bestaande managementteam met ESG op de agenda. Bij iets grotere mkb’s kan een bestuurslid of MT-lid expliciet verantwoordelijk worden gemaakt voor duurzaamheid (bijvoorbeeld de CFO of COO met ESG in het takenpakket, of een speciaal aangestelde duurzaamheidsmanager als de middelen dat toelaten). Dit zorgt voor sturing en maakt duidelijk dat ESG niet een vrijblijvend side-project is.

• Verdeel taken en betrek meerdere afdelingen: Een kernprincipe is dat ESG-rapportage een cross-functioneel Het karakter van de organisatie moet ook rekening houden met diversiteit en inclusie in de ESG-rapportages. In plaats van alle dataverzameling bij Finance neer te leggen, is het efficiënter om elk relevant onderdeel in de organisatie bij te laten dragen aan de ESG-rapportages. Bepaal wie welke data “eigenaar” is. Bijvoorbeeld: laat HR verantwoordelijk zijn voor sociale indicatoren (diversiteit, veiligheid, opleiding), de facilitair/technische dienst voor milieu-indicatoren (energie, afval), inkoop voor keteninformatie (leveranciersgedrag, grondstof herkomst) en compliance/legal voor governance-aspecten (ethiek, anti-corruptie). Deze personen of teams hoeven niet fulltime hiermee bezig, maar zij monitoren de gegevens binnen hun domein en leveren periodiek input aan het centrale ESG-coördinatiepunt. Zo wordt de werkdruk verdeeld en wordt gebruikgemaakt van specifieke kennis in elke afdeling, wat belangrijk is voor het verbeteren van ESG-rapportages. Het financiële team behoudt daarbij een belangrijke coördinerende en controlerende rol: zij bewaken de kwaliteit, zorgen dat alles samenkomt in een coherent rapport en dat de cijfers onderling consistent zijn (en aansluiten op financiële data waar relevant). Dit lijkt op hoe in grotere bedrijven interne controles functioneren, maar is ook in mkb’s toepasbaar op kleinere schaal.

• Stel een ESG-coördinator of kernteam aan: Het kan nuttig zijn één persoon te benoemen als trekker van het ESG-proces – iemand die affiniteit heeft met duurzaamheid én met data. In een middelgroot mkb zou dit bijvoorbeeld de controller kunnen zijn die een verbreding maakt, of een young professional met duurzaamheidsexpertise. Deze ESG-coördinator houdt het overzicht, jaagt deadlines na en ondersteunt collega’s bij het aanleveren van informatie. Alternatief of aanvullend kan een klein multidisciplinair ESG-kerngroepje worden opgericht, met vertegenwoordigers van de belangrijkste disciplines (finance, HR, operations). Zij komen bijvoorbeeld elk kwartaal bijeen om voortgang te bespreken, knelpunten te signaleren en verbeteringen te bedenken. Dit borgt dat ESG-rapportage een continu proces is en geen eenmalige exercitie. Ook zorgt het voor intern draagvlak, omdat meerdere mensen betrokken zijn en begrijpen waarom het belangrijk is.

• Integreer ESG in bestaande overleg- en rapportagestructuren: Om te voorkomen dat ESG iets “losstaands” blijft, kun je het verankeren in bestaande cycli. Neem duurzaamheid standaard mee in MT-vergaderingen of kwartaalbesprekingen. Bespreek de voortgang op ESG-KPI’s tegelijk met financiële KPI’s. Als er een jaarlijkse strategie-update of begrotingsronde is, behandel dan ook de duurzaamheidsdoelstellingen, zoals het verminderen van de uitstoot van broeikasgassen daarin. Betrek bovendien de raad van bestuur Ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging indien aanwezig: zij kunnen input leveren over welke onderwerpen op de werkvloer spelen en de ESG-resultaten meenemen in hun overleggen met het bestuur. In de praktijk blijkt dat bijvoorbeeld onderwerpen als werkdruk, diversiteit of scholing zowel ESG-thema’s zijn als OR-thema’s – een win-win als je die gezamenlijk adresseert. Door ESG in het “algemene gang van zaken” overleg op te nemen, normaliseer je het onderwerp en voorkom je dat het een silo wordt.

• Koppel duurzaamheidsdoelen aan de bedrijfsstrategie en KPI’s: Zorg dat er een duidelijke lijn is van ESG-doelstellingen naar de algehele bedrijfsdoelen. Als het bedrijf bijvoorbeeld als strategie heeft om innovatief en toekomstgericht te zijn, verbind hier concrete duurzaamheidsambities aan (bijv. “in 3 jaar 50% circulair grondstoffen gebruik” of “top-3 werkgever in sector qua medewerkerstevredenheid”). Neem deze doelen op in het kader van de accounting standards board. jaarplan en vertaal ze naar meetbare KPI’s waarvoor verantwoordelijkheid is toegewezen. Overweeg zelfs om een deel van de managementbonussen of prestatiebeoordelingen te koppelen aan het halen van ESG-targets, voor zover passend – dit zet een duidelijke prikkel en voorkomt dat ESG onderaan de prioriteitenlijst belandt. Uiteraard moeten doelen realistisch en materieel zijn (zie de materialiteitsanalyse), anders werkt het averechts. Door ESG-doelen integraal onderdeel te maken van de sturing, wordt rapporteren erover veel vanzelfsprekender.

• Stimuleer bewustwording en training intern: Een vaak onderschat aspect in het gebied van ESG is de impact op de samenleving. cultuur en kennis binnen de organisatie. Om ESG goed te laten landen, moeten medewerkers begrijpen wáárom het belangrijk is en wat hun rol is. Organiseer interne infosessies of workshops over duurzaamheidsthema’s die voor jullie bedrijf gelden. Leg bijvoorbeeld uit wat de CSRD inhoudt en dat grote klanten daarom vragen gaan stellen (maak het concreet: wellicht een voorbeeldvraag laten zien). Train de collega’s die data aanleveren in basale rapportageprincipes: consistenheid, juistheid, eventueel het gebruik van een template of systeem. Ook hier kunnen externe bronnen helpen; er zijn online cursussen en webinars specifiek gericht op mkb en ESG. Hoe meer ESG in de bedrijfscultuur verweven raakt, hoe minder het voelt als “extra werk” en hoe meer als onderdeel van ieders bijdrage aan een toekomstbestendig bedrijf.

• Maak gebruik van externe ondersteuning voor assurance en advies: Net zoals mkb’s accountants inschakelen voor financiële verslaggeving, kan het nuttig zijn een externe partij te vragen mee te kijken bij de duurzaamheidsrapportage. Dit kan variëren van het assurancetraject voor de ESG-rapportages is essentieel om de betrouwbaarheid van de informatie te waarborgen. (een accountant die uiteindelijk het duurzaamheidsrapport beperkt toetst, indien vereist of gewenst) tot een adviseur die helpt de eerste rapportage op te zetten conform een standaard. De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) heeft bijvoorbeeld whitepapers uitgebracht over hoe te voldoen aan de CSRD en duurzaamheidsinformatie te integreren in de bedrijfsvoering. Dergelijke richtlijnen benadrukken vaak het inbedden van ESG in bestaande administratieve processen en het tijdig voorbereiden op assurance. Door in een vroeg stadium eventuele gaten of onvolkomenheden te laten signaleren door een expert, voorkom je latere paniek en kun je gericht verbeteringen doorvoeren. Denk aan het laten valideren van je CO₂-berekeningen of het checken of je verslag alle verplichte elementen bevat. Externe feedback is waardevol en ontlast je team van uitzoekwerk.

Samengevat luidt de aanbevolen organisatorische aanpak voor corporate governance en ESG-rapportage: integreer, delegeer en motiveer. ESG-rapportage moet geen solo-actie van de financiële afdeling zijn, maar een geïntegreerde inspanning van de hele organisatie, gedragen door de top en uitgevoerd door een breed team. Door verantwoordelijkheden te spreiden en ESG op te nemen in de reguliere sturing en cultuur, wordt de last lichter voor ieder individueel team en ontstaat een continue verbetering. Zo kan een middelgroot mkb bedrijf op efficiënte wijze voldoen aan de groeiende vraag naar duurzaamheidstransparantie, zonder dat het zijn kernactiviteiten uit het oog verliest.

Conclusie

Nederlandse middelgrote mkb-bedrijven staan aan het begin van een transitie waarin duurzaamheidsrapportage net zo vanzelfsprekend zal worden als financiële verslaglegging. Hoewel de wettelijke plicht (CSRD) grotendeels is gericht op grotere ondernemingen, is de wet- en regelgeving ook van toepassing op kleinere bedrijven. reality check dat ook mkb’s er niet onderuit kunnen: via ketenverplichtingen, stakeholderverwachtingen en toekomstige regelgeving komt ESG op hun bord. Dit onderzoek heeft uitgelicht hoe mkb’s ESG-rapportage kunnen integreren in hun bedrijfsvoering zonder het financiële team te overbelasten. De sleutel ligt in het slim organiseren en faseren van de inspanning: focus op wat materieel is, benut bestaande data en processen, maak gebruik van erkende frameworks en deel de verantwoordelijkheden over afdelingen.

Er zijn beslist obstakels – van beperkte middelen en kennis tot het ontbreken van gestroomlijnde tools – maar deze zijn te overkomen met een stapsgewijze aanpak en door samen te werken, zowel intern (cross-functioneel) als extern (leren van branchegenoten, gebruikmaken van ondersteuning). De Nederlandse context biedt hiervoor ook houvast: gezaghebbende instanties als de SER, MVO Nederland en RVO hebben instrumenten en handleidingen ontwikkeld, en de EU werkt aan proportionele standaarden om de rapportagelast voor mkb’s dragelijk te maken. Tegelijk groeit het besef dat de voordelen van ESG-integratie de inspanning waard zijn – van een sterkere marktpositie en betere financieringskansen tot innovaties die kosten besparen en bijdragen aan een duurzame economie.

Kortom, ESG-rapportage hoeft geen blok aan het been van mkb-ondernemingen te zijn. Door ESG niet te zien als een aparte last, maar als een integraal deel van “goed ondernemen”, kunnen bedrijven waarde creëren op de lange termijn. Een mkb dat transparant, verantwoordelijk en toekomstgericht opereert, bouwt niet alleen aan maatschappelijke waarde maar ook aan zijn eigen continuïteit. Of zoals Fleur Meerman (SER) het samenvatte: zie de nieuwe rapportage-eisen als een mogelijkheid om je onderneming toekomstbestendig te maken – een kans om na te denken over langetermijnstrategie en nú al voorsprong te nemen op de duurzame economie van morgen.