Het Belang van Verhalen Vertellen in Financiën
Storytelling is een krachtig hulpmiddel dat financiële professionals kunnen inzetten om complexe gegevens toegankelijk en begrijpelijk te maken voor niet-financiële stakeholders. Het is cruciaal omdat het helpt om een brug te slaan tussen de technische wereld van financiën en de alledaagse realiteit van besluitvormers die die gegevens moeten interpreteren. Als consultant heb je misschien externe autoriteit, maar binnen een organisatie is het minstens zo belangrijk om overtuigende, heldere communicatie te bieden die interne stakeholders overtuigt.
Veel financiële experts hebben de neiging om zich uitsluitend te richten op de cijfers en details – dit is immers hun expertisegebied. Maar zonder een duidelijk en begrijpelijk verhaal dat de kernboodschap overbrengt, kunnen waardevolle inzichten verloren gaan. Effectieve storytelling helpt om technische expertise te vertalen naar een begrijpelijke boodschap. Het biedt context, roept emotie op, en zorgt ervoor dat de toehoorders niet alleen begrijpen wat de cijfers betekenen, maar ook waarom deze belangrijk zijn.
Vijf Belangrijkste Problemen bij Financiële Presentaties
Financiële presentaties lopen vaak vast door een aantal veelvoorkomende problemen. Hieronder zijn vijf van de belangrijkste uitdagingen opgesomd:
- Geen duidelijke boodschap na afloop van de presentatie: Vaak is het voor het publiek na een presentatie nog steeds onduidelijk wat de boodschap nu precies was. De overvloed aan gegevens kan de kernboodschap vertroebelen, waardoor beslissers niet goed weten welke actie te ondernemen.
- Niet afgestemd op het publiek: Of het nu gaat om de raad van bestuur, medewerkers of junior teamleden – elke groep heeft andere informatiebehoeften. Een presentatie die niet specifiek afgestemd is op de doelgroep zal minder effectief zijn en waarschijnlijk niet de gewenste impact hebben.
- Onaantrekkelijke narratieve structuur: Financiele rapportages, zoals P&L-presentaties, volgen vaak een lineaire volgorde die niet aansluit bij de manier waarop het publiek naar het bedrijf kijkt. Dit gebrek aan structuur kan ervoor zorgen dat de presentatie niet blijft hangen of zelfs verwarrend overkomt.
- Saaie visuals: Visuals kunnen een krachtig hulpmiddel zijn, maar vaak worden presentaties gevuld met overvolle slides vol tekst, grafieken en tabellen. Dit leidt ertoe dat visuals eerder afleiden dan ondersteunen.
- Slechte presentatie-uitvoering: Presentaties worden vaak niet voldoende geoefend, wat leidt tot onzekerheid en een onsamenhangende boodschap. Daarnaast is er onvoldoende aandacht voor lichaamstaal en de manier van presenteren, wat invloed heeft op hoe het verhaal overkomt.
Het STORY Framework
Om financiële professionals te helpen betere verhalen te vertellen, kan het STORY-framework worden gebruikt. Dit framework helpt om een gestructureerde en effectieve presentatie op te bouwen die zowel informatief als aantrekkelijk is:
- S (Select Your Message): Bepaal wat de belangrijkste boodschap is die je wilt overbrengen. Het is essentieel om door de enorme hoeveelheid data heen te snijden en de kern – het signaal – te scheiden van de ruis. Dit helpt de focus te houden op wat echt belangrijk is.
- T (Target Your Audience): Pas je presentatie aan op het niveau, de kennis en de interesses van het publiek. Denk hierbij ook aan mogelijke emotionele reacties; bijvoorbeeld hoe je voorkomt dat je iemand het gevoel geeft dat hij of zij bekritiseerd wordt. De inhoud moet resoneren met de doelgroep om effectief te zijn.
- O (Organize Your Thoughts): De manier waarop je je verhaal structureert moet passen bij je publiek. Voor een executive audience begin je met de conclusie en werk je daarna de details uit. Voor experts wil je eerst vertrouwen opbouwen door bewijs en details te geven voordat je tot de conclusie komt.
- R (Review Your Visuals): Visuals zijn ondersteunend en niet het middelpunt van de presentatie. Houd slides eenvoudig en zorg dat ze alleen worden ingezet als ze echt iets toevoegen. Beelden moeten helpen om een punt te verduidelijken, niet het verhaal overspoelen.
- Y (Yield to Questions): Bereid je goed voor op vragen. Kennis van de inhoud is essentieel, en het oefenen van mogelijke vragen kan helpen om beter voorbereid te zijn. Gebruik tools zoals PowerPoint’s rehearsal-opties om je presentatie te verfijnen.
Praktische Tips voor Presentaties
Voor effectieve financiële presentaties zijn er een aantal praktische tips die kunnen helpen:
- Begin met de vraag: Wat moeten ze weten? Hoe wil ik dat ze zich voelen? Wat wil ik dat ze doen? Deze vragen helpen om je doel helder voor ogen te houden en een gerichte boodschap te formuleren.
- Houd de boodschap simpel: Zeker wanneer de tijd beperkt is, is het essentieel om met het belangrijkste punt te beginnen. Dit voorkomt dat je publiek verdwaalt in de details en zorgt ervoor dat de kernboodschap overkomt.
- In remote settings: Gebruik handgebaren en glimlach om de aandacht vast te houden, ook al ben je op afstand. Stop af en toe met het delen van je scherm om de focus terug te brengen naar jou als spreker.
- Bereid je slides pas voor na het bepalen van de kernboodschap: Veel mensen beginnen meteen met het maken van slides, maar zonder een duidelijke boodschap zullen de visuals geen impact hebben. Oefen daarnaast minstens één keer je presentatie om zeker te zijn van je verhaal.
- Denk aan de emotionele impact van visuals: Kleurgebruik kan sterke emoties oproepen. Bijvoorbeeld rood voor negatieve uitkomsten en groen voor positieve. Visuele elementen moeten niet alleen informatief, maar ook impactvol zijn.
Overige Observaties
Repetitie wordt vaak vermeden uit angst dat het onnatuurlijk zal overkomen, maar zelfs één keer oefenen kan al helpen om onzekerheden weg te nemen en het verhaal te verfijnen. Bij remote werken is het belangrijk om de presentatie dynamisch te houden, bijvoorbeeld door de schermdeling regelmatig te stoppen. Hierdoor blijft de aandacht gericht op de spreker. Het gebruik van PowerPoint’s ‘Presenter View’ om het scherm zwart te maken tijdens het spreken helpt eveneens om de focus op jou te houden.
Dit zijn enkele van de belangrijkste lessen en methoden die besproken zijn in de podcast over hoe financiële professionals effectiever kunnen presenteren en communiceren door gebruik te maken van storytellingtechnieken. Door deze vaardigheden te verbeteren, kunnen financiële experts hun boodschap beter overbrengen, overtuigender zijn en zorgen voor een dieper begrip bij hun publiek.