belang van transparante financiële communicatie
Transparante financiële communicatie is van cruciaal belang voor middelgrote en kleine ondernemingen (MKB) die kapitaal willen aantrekken en het vertrouwen van investeerders en aandeelhouders willen behouden. Duidelijke en eerlijke verslaggeving vergroot het vertrouwen van stakeholders in de onderneming. Dit vertrouwen is essentieel om investeerders over de streep te trekken en bestaande aandeelhouders betrokken te houden. Daarnaast ondersteunt transparantie strategische besluitvorming: potentiële en huidige kapitaalverstrekkers kunnen op basis van heldere financiële informatie betere beslissingen nemen over hun investering. Ook intern helpt open financieel rapporteren het management en de raad van bestuur om gefundeerde strategische keuzes te maken die in lijn zijn met de verwachtingen van de eigenaren en de financiële situatie.
Een Chief Financial Officer (CFO) speelt hierin een sleutelrol. De CFO is verantwoordelijk voor het opstellen en presenteren van financiële rapportages die zowel voldoen aan professionele standaarden als begrijpelijk zijn voor niet-financiële lezers. Door middel van transparante communicatie geeft de CFO investeerders inzicht in de prestaties en vooruitzichten van de onderneming, wat cruciaal is om hun vertrouwen te winnen en te behouden. Bovendien faciliteert de CFO hiermee de accountability van het management: heldere rapportage stelt investeerders in staat het gevoerde beleid te evalueren en het management ter verantwoording te roepen indien nodig. Financiële verslaggeving dient dus twee doelen: het verschaffen van beslissingsrelevante informatie aan investeerders (decision-useful information) en het afleggen van verantwoording over het bestuur (stewardship/accountability). In wat volgt bespreken we hoe de CFO binnen het Nederlandse MKB deze doelen realiseert door middel van duidelijke en effectieve financiële rapportages, inclusief een financieel rapport in Excel.
De rol van de CFO bij financiële rapportage
Traditioneel werd de CFO gezien als de hoeder van de cijfers, maar tegenwoordig wordt van de CFO veel meer verwacht dan alleen boekhoudkundige nauwkeurigheid, waaronder het maken van een financieel rapport in Excel. Binnen MKB-bedrijven is de CFO vaak de spil van de financiële functie én een strategische partner van de directeur/eigenaar. De CFO is verantwoordelijk voor een gezonde financiële huishouding en moet zorgen dat alle belanghebbenden – van interne managementleden tot externe investeerders, aandeelhouders en banken – tevreden gesteld worden met tijdige en betrouwbare informatie. De ogen van deze stakeholders zijn gericht op de CFO: men verwacht dat hij/zij optreedt als het financiële geweten van de organisatie door eerlijk en tijdig te rapporteren, óók wanneer de boodschap negatief is. Dit betekent dat de CFO geen slecht nieuws achterhoudt maar transparant communiceert over tegenvallende resultaten of risico’s, zodat investeerders niet voor verrassingen komen te staan.
Een van de kernverantwoordelijkheden van de CFO is het bewaken van de integriteit en kwaliteit van de financiële verslaggeving. De CFO zorgt ervoor dat de cijfers kloppen, intern gecontroleerd zijn en (indien van toepassing) voorzien zijn van een accountantscontrole, zodat investeerders kunnen vertrouwen op de juistheid ervan. Daarnaast bepaalt de CFO samen met het finance team de structuur en presentatie van financiële rapporten, zoals de jaarrekening en tussentijdse rapportages. Hierin moet hij consistentie bewaken: de gebruikte definities, grondslagen en performance-indicatoren dienen over de periodes heen gelijk toegepast te worden zodat vergelijkbaarheid in de financiële overzichten is gewaarborgd. Dit sluit aan bij kwalitatieve kenmerken uit het conceptuele raamwerk voor verslaggeving, zoals vergelijkbaarheid en consistentie, die van belang zijn om informatie voor gebruikers begrijpelijk en bruikbaar te maken.
Naast accuratesse en consistentie moet de CFO ook zorgen voor begrijpelijkheid van financiële informatie. In de praktijk fungeert de CFO als zender van financiële boodschappen richting ontvangers (investeerders en aandeelhouders). Volgens het klassieke communicatieprocesmodel moet de boodschap duidelijk gecodeerd worden – dus in begrijpelijke taal met toelichtingen – zodat de ontvangers deze correct kunnen decoderen. De CFO moet beseffen wie zijn publiek is en vakjargon vermijden of toelichten. Bijvoorbeeld, complexe financiële termen worden in het jaarverslag vertaald naar begrijpelijke toelichtingen en visualisaties, zodat ook niet-financieel geschoolde aandeelhouders de kernboodschap begrijpen. Een open en transparante dialoog met de belanghebbenden geldt als basisvoorwaarde: de CFO moet niet eenzijdig cijfers zenden, maar ook luisteren naar vragen en zorgen van investeerders, zodat eventuele misverstanden snel opgehelderd kunnen worden. Door effectief te communiceren en feedback mee te nemen sluit de CFO beter aan bij de informatiebehoeften van investeerders.
Transparantie, consistentie en begrijpelijkheid van informatie
Transparantie betekent dat de financiële rapportage volledig en eerlijk is, zonder verfraaiing of weglating van wezenlijke informatie. De CFO draagt zorg voor volledige openbaarmaking van relevante financiële en niet-financiële informatie in het jaarverslag en tussentijdse berichten, wat essentieel is voor een goed begrip van de financiële situatie. Waar nodig verstrekt hij extra toelichtingen zodat de cijfers in de juiste context worden geplaatst, inclusief de financiële situatie van de onderneming. Belangrijk is dat de verstrekte informatie relevant is voor de beslissingen van de gebruiker en een getrouw beeld geeft van de financiële positie en resultaten, inclusief de winst- en verliesrekening. Dit principe van getrouw beeld ligt verankerd in Titel 9 Boek 2 BW en is het leidende criterium in de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) voor MKB-jaarrekeningen, wat bijdraagt aan een overzichtelijke financiële rapportage. Met transparantie toont de onderneming haar bereidheid verantwoording af te leggen, wat bijdraagt aan vertrouwen bij investeerders in de financiële gegevens. De CFO speelt hierin een cruciale rol door ervoor te zorgen dat financiële rapportages eerlijk en volledig zijn – beleggers krijgen alle informatie die ze nodig hebben om de prestaties van de onderneming te beoordelen, wat onzekerheid wegneemt en vertrouwen schept.
Consistentie houdt in dat eenmaal gekozen grondslagen en verslaggevingsmethoden door de tijd heen uniform worden toegepast, tenzij een verandering nadrukkelijk wordt gemeld en gerechtvaardigd. De CFO moet erover waken dat vergelijkbare transacties op consistente wijze in de boeken komen, zodat de trends in de cijfers echte economische trends weergeven en niet worden vertroebeld door wisselende grondslagen. Als er wijzigingen zijn (bijvoorbeeld een overstap naar een andere waarderingsmethode of verslaggevingsstandaard), dient de CFO dit transparant toe te lichten in de rapportage, inclusief het effect op de cijfers. Daarmee kunnen investeerders de nieuwe cijfers goed vergelijken met voorgaande perioden. Deze vorm van consistentie draagt bij aan de betrouwbaarheid van de rapportage en de algehele financiële situatie van de onderneming. Investeerders en aandeelhouders verwachten rapportages die niet telkens van opzet veranderen; een stabiele rapportagestructuur maakt het gemakkelijker de prestaties jaar-op-jaar te volgen. Uiteraard moet consistentie niet ten koste gaan van inzicht: als de oude methodiek geen getrouw beeld meer geeft, zal de CFO overstappen op een betere grondslag en dit duidelijk communiceren.
Begrijpelijkheid is een derde pijler: de CFO moet rapportages zó presenteren dat ze overzichtelijk zijn voor de beoogde lezersgroep, zonder de technische nauwkeurigheid geweld aan te doen. Dit betekent onder andere dat de CFO complexe financiële data vertaalt naar kernboodschappen en waar mogelijk visualiseert. Een goede praktijk is bijvoorbeeld het opnemen van een beknopte managementsamenvatting in het jaarverslag, waarin de CFO in enkele alinea’s of bullets de financiële conditie en belangrijkste ontwikkelingen uitlegt in lekentaal. Uit de optiek van de raad van bestuur wordt een CFO zeer gewaardeerd als hij in staat is om de kern naar boven te brengen – bijvoorbeeld door in een paar zinnen of met een duidelijke grafiek de algemene koers van het bedrijf te duiden. Topbestuurders geven de voorkeur aan bondige presentaties met visuele ondersteuning (zoals grafieken of traffic light-indicatoren voor prestaties) boven een overvloed aan tabellen vol cijfers, om de financiële gegevens toegankelijker te maken. Dit principe geldt evengoed richting investeerders: duidelijke grafieken, kerncijfers in één oogopslag en toelichtende indicatoren verhogen de begrijpelijkheid van financiële communicatie enorm.
De CFO moet dus beschikken over communicatieve vaardigheden en niet slechts “de cijfers oplezen”. Een investeerder of commissaris wil geen presentatie volgen waarbij de CFO met zijn rug naar de bestuurders de cijfers van een spreadsheet aframmelt, maar verwacht een gesprek over wat de cijfers betekenen. Storytelling-technieken (waar we later op terugkomen) kunnen helpen om de kale cijfers, zoals de winst- en verliesrekening, om te zetten in een begrijpelijk verhaal. Uiteindelijk is informatie pas bruikbaar als de doelgroep deze snapt, vooral als het gaat om de winst- en verliesrekening. Hier ligt een continue uitdaging voor de CFO in het MKB: vaak heeft men te maken met ondernemers en investeerders die inhoudelijk minder financieel onderlegd zijn dan professionele analisten bij grote beursfondsen. De kunst is om simpel te communiceren zonder te simplificeren – de essentie overbrengen zonder materialiteit te verliezen, wat helpt bij het begrijpen van de financiële gezondheid van de organisatie en de financiële gegevens die daarbij horen. Door transparantie, consistentie en begrijpelijkheid centraal te stellen in de financiële rapportage, creëert de CFO de voorwaarden voor zowel vertrouwen als effectieve besluitvorming bij investeerders.
Toepassing van verslaggevingsstandaarden (RJ en IFRS for SMEs)
Een duidelijke en effectieve financiële rapportage vereist ook dat de formele verslaggevingsregels nauwgezet worden gevolgd, zodat de financiële overzichten betrouwbaar zijn en de financiële gezondheid van de organisatie weerspiegelen. In Nederland vallen MKB-ondernemingen onder Titel 9 Boek 2 BW en de daarbij behorende Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) voor middelgrote en grote niet-beursgenoteerde ondernemingen. De CFO draagt er zorg voor dat de jaarrekening wordt opgesteld volgens deze geldende normen, zodat de rapportage voldoet aan wettelijke eisen én aansluit bij wat gebruikers (investeerders, banken) gewend zijn. Het hanteren van een algemeen geaccepteerd raamwerk voor financiële verslaggeving verhoogt de vergelijkbaarheid en betrouwbaarheid van de cijfers. Investeerders kunnen erop vertrouwen dat de onderneming haar cijfers presenteert volgens breed gedragen richtlijnen, hetgeen de leesbaarheid en het vertrouwen ten goede komt.
De RJ-richtlijnen zijn principes-georiënteerd en zijn gericht op inzicht in vermogen en resultaat verschaffen. Dit betekent dat de CFO binnen het MKB enige professionele beoordelingsruimte heeft om aanvullende informatie te geven als dat nodig is voor het juiste inzicht. De Nederlandse benadering laat zich kenmerken door een focus op substance over form: regels volgen waar mogelijk, maar afwijken als dat voor het getrouwe beeld nodig is. Deze aanpak vereist dat de CFO (en accountant) deskundigheid inzet om relevante informatie te verstrekken die past bij de economische realiteit van de onderneming. Voor investeerders resulteert dit in verslaggeving die niet louter een checklist volgt, maar daadwerkelijk decision-useful information biedt voor hun analyses. Dit sluit aan bij het concept van beslissingsbruikbare informatie dat centraal staat in het IFRS-conceptual framework: financiële verslaggeving moet de informatiebehoeften van investeerders en kredietverstrekkers dienen, zodat zij rationele investeringsbeslissingen kunnen nemen.
Hoewel beursgenoteerde ondernemingen verplicht IFRS moeten toepassen, mogen niet-beursgenoteerde bedrijven in Nederland er vrijwillig voor kiezen hun jaarrekening op te stellen volgens IFRS (zoals goedgekeurd door de EU) in plaats van Nederlandse standaarden. Daarnaast heeft de International Accounting Standards Board een vereenvoudigde set internationale standaarden ontwikkeld, IFRS for SMEs, gericht op ondernemingen zonder publieke verantwoordelijkheid (niet-beursgenoteerd, geen groot financieel instituut). IFRS for SMEs is een “light” versie – ongeveer 10% van de volledige IFRS – bedoeld om wereldwijd één standaard te bieden voor de verslaggeving van niet-beursfondsen. In Nederland heeft het Ministerie van Justitie in 2015 bevestigd dat IFRS for SMEs mag worden toegepast door Nederlandse entiteiten, zolang dit niet leidt tot conflicten met de Nederlandse wet. Sinds wetswijzigingen per 2016 zijn de verschillen tussen de Nederlandse RJ-regels en IFRS for SMEs bovendien zeer beperkt geworden. Een CFO kan er dus voor kiezen IFRS for SMEs te hanteren, bijvoorbeeld als het bedrijf internationale groeiplannen heeft of buitenlandse investeerders wil aantrekken die bekend zijn met IFRS-terminologie. In de praktijk komt dit echter weinig voor, omdat de RJ al voorziet in de behoefte van MKB-rapportage en IFRS for SMEs in Nederland als weinig toevoegend werd gezien.
Ongeacht of de CFO RJ of (desgewenst) IFRS for SMEs toepast, consistentie in de verslaggevingsstandaard is belangrijk. Eenmalig wisselen van grondslag (bijvoorbeeld overstappen van RJ naar IFRS) kan de vergelijkbaarheid bemoeilijken, dus moet dit alleen gebeuren met gegronde reden en met volledige transparantie richting de gebruikers. De CFO moet bij zo’n overstap investeerders duidelijk informeren over de gevolgen voor de cijfers (zoals herwaarderingen of presentatieverschillen) om continuïteit in trendanalyse te waarborgen.
Het naleven van verslaggevingsstandaarden gaat niet alleen over voldoen aan regels, maar ook over het leveren van kwaliteit waar investeerders op rekenen, en het biedt tools om de financiële gezondheid te evalueren. Zo eisen zowel RJ als IFRS dat er een toelichtend bestuursverslag wordt opgesteld naast de cijfers, waarin de leiding verslag doet van de gang van zaken en belangrijke niet-financiële prestaties. De CFO is doorgaans verantwoordelijk voor de coördinatie van dit bestuursverslag en zorgt dat de financiële en niet-financiële informatie op elkaar aansluiten, zodat de financiële gezondheid van het bedrijf duidelijk wordt. Tevens ziet de CFO erop toe dat verplichte onderdelen zoals beloningsinformatie, governance-verklaringen en risicoparagraaf in het jaarverslag aanwezig en correct zijn. Door strict de standaarden te volgen, creëert de CFO een gestructureerde rapportage die voldoet aan wet- en regelgeving, wat een signaal van kwaliteit en betrouwbaarheid geeft aan aandeelhouders en investeerders.
Concluderend zorgt de CFO ervoor dat de verslaggevingsregels geen loutere formaliteit zijn, maar effectief bijdragen aan transparantie en vergelijkbaarheid in de financiële situatie van de organisatie. Door toepassing van RJ of IFRS-standaarden ontstaat een gestandaardiseerde financiële taal die investeerders herkennen en kunnen vertrouwen in de financiële overzichten. Dit verschaft investeerders het comfort dat de cijfers van de MKB-onderneming op eenzelfde manier zijn berekend als bij andere ondernemingen, wat investeringsrisico’s verkleint. Bovendien creëert het volgen van professionele standaarden een discipline binnen de organisatie: processen voor afsluiting, consolidatie, waardering en toelichting worden door de CFO ingericht volgens best practices, wat de kans op fouten of misleiding minimaliseert. Zo legt de CFO de basis voor rapportages die accountable zijn – zowel juridisch correct als informatief waardevol.
