Het belang van realtime managementinformatie voor MKB-bedrijven
In het midden- en kleinbedrijf (MKB) groeit de behoefte aan realtime en betrouwbare managementinformatie. Waar ondernemers vroeger teruggrepen op jaarrekeningen en periodieke rapportages, is dat niet langer toereikend. Stakeholders – van directie tot financiers – willen interne, relevante managementinformatie op het moment dat het nodig is (real-time), en bovendien toekomstgerichte duiding daarbij. Ook voor MKB-bedrijven heeft actuele en vooruitblikkende informatie aantoonbaar toegevoegde waarde. Met realtime inzicht in prestaties kunnen bedrijven sneller bijsturen en weloverwogen beslissingen nemen, wat essentieel is in een concurrerende markt.
Toch kampt het MKB vaak met een informatieachterstand. Uit een recent onderzoek blijkt dat een kwart van de finance professionals geen toegang heeft tot realtime financiële data, waardoor inzichten niet tijdig gedeeld kunnen worden. Een op de drie finance teams rapporteert zelfs slechts maandelijks de cijfers. Dit illustreert hoe traditioneel ritme en tooling (zoals handmatige Excel-rapportages) niet aansluiten op de hedendaagse informatiebehoefte. De CFO speelt hierin een sleutelrol: als hoeder van de financiële informatie is hij of zij verantwoordelijk om deze achterstand te overbruggen en realtime managementinformatie beschikbaar te maken.
CFO als drijvende kracht achter datagedreven sturing
De rol van de CFO binnen het MKB is de afgelopen jaren sterk veranderd, waarbij de focus meer ligt op strategische advisering en project management. Waar de CFO traditioneel de “hoeder van de cijfers” was met focus op controleren en rapporteren, wordt hij nu steeds meer een strategische business partner van de ondernemer die gebruik maakt van kpi dashboards. In plaats van alleen terugkijken naar historische cijfers, helpt de moderne CFO vooruit te kijken, te plannen en te adviseren op basis van data. Business intelligence en dashboards geven daarbij real-time inzichten die de CFO kan inzetten om proactief te sturen, zoals via grafieken op een management dashboard. Daarmee verschuift de CFO van scorekeeper naar aanjager van datagedreven besluitvorming.
In de praktijk betekent dit dat de CFO het voortouw neemt in de digitale transformatie van de financiële functie. Zo wordt van CFO’s verwacht dat ze nieuwe technologieën omarmen en implementeren – van cloudsoftware tot geavanceerde analytics – om betere inzichten te genereren. Digitale dashboards en KPI-monitoring zijn hierbij essentieel gereedschap. Ze stellen de CFO in staat om realtime de financiële gezondheid te bewaken, trends te signaleren en scenario’s te analyseren. Dit is cruciaal voor de strategische advisering die MKB’s tegenwoordig van hun CFO verlangen, vooral met betrekking tot operationele efficiëntie.
Tegelijkertijd blijft de CFO de waarborg voor financiële betrouwbaarheid. Het is zijn verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat cijfers kloppen en dat rapportages accuraat zijn. Fouten of vertragingen in managementinformatie kunnen immers leiden tot verkeerde beslissingen of gemiste kansen. Betrouwbaarheid en datakwaliteit staan daarom hoog op de agenda, vooral voor de ontwikkeling van operationele management dashboards. Handmatige processen en versnipperde data zijn grote risicofactoren; de CFO zet zich in om deze te elimineren via automatisering en integratie. Daarmee fungeert de CFO als verbinder tussen finance en IT: hij slaat de brug tussen zakelijke beslisinformatie en de technische systemen die daarvoor nodig zijn, waaronder management dashboards.
Tot de nieuwe verantwoordelijkheden van de CFO behoort ook change management. Het implementeren van datagedreven werken vereist een cultuurverandering. De CFO moet afdelingen meenemen in het omarmen van feiten boven gevoel en zorgen dat beslissingen op data steunen. Dit vraagt om sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om cijfers te vertalen naar begrijpelijke, actiegerichte inzichten. Zo wordt de CFO een interne change agent die data-gedreven werken in alle lagen van het MKB-bedrijf stimuleert.
Toolselectie: van Excel tot geavanceerde BI-oplossingen
Een belangrijke taak van de CFO is het selecteren van de juiste tools en systemen voor dashboarding en KPI-tracking. Veel MKB-organisaties beginnen met Excel voor hun rapportages vanwege de flexibiliteit, maar lopen aan tegen de beperkingen ervan (handmatige updates, foutgevoeligheid, beperkte schaalbaarheid). Moderne CFO’s kijken daarom naar Business Intelligence (BI)-oplossingen zoals Power BI, Tableau of gespecialiseerde MKB-dashboardtools om het inzicht te verbeteren.
Bij de toolselectie moet de CFO diverse factoren in ogenschouw nemen:
- Functionaliteit en gebruiksgemak: De tool moet in staat zijn om de gewenste KPI’s en rapportages inzichtelijk te maken, liefst via interactieve dashboards. Gebruiksgemak is cruciaal zodat niet alleen de CFO, maar ook andere managers de informatie eenvoudig kunnen raadplegen.
- Integratie met bestaande systemen: Idealiter sluit de gekozen oplossing naadloos aan op de aanwezige boekhoudsoftware, ERP of CRM-systemen om een effectief management dashboard te creëren. Moderne cloud-boekhoudpakketten (zoals Exact Online) bieden vaak standaarddashboards waarmee een CFO op elk moment cashflow, omzet en kostenontwikkelingen kan monitoren. Als de ingebouwde functionaliteit onvoldoende is, moet de tool gemakkelijk data kunnen ophalen uit het ERP/boekhoudsysteem (bijvoorbeeld via een API of export) om een operationele workflow te ondersteunen. Dit voorkomt dubbel werk en garandeert één centraal gegevensbron.
- Kosten en schaalbaarheid: De CFO weegt de Total Cost of Ownership (licenties, implementatie, training, onderhoud) af tegen de baten. Grote enterprise-oplossingen (SAP, Oracle) bieden uitgebreide functionaliteit maar passen vaak niet in het MKB-budget. Er zijn betaalbaardere alternatieven (zoals Power BI met een abonnementsmodel) die voor MKB’s toereikend zijn. De CFO zorgt dat de gekozen tool meegroeit met het bedrijf zonder onnodig kostbaar of complex te worden.
- Cloud vs on-premise: de keuze heeft invloed op de toegankelijkheid van management dashboards. Veel MKB’s kiezen tegenwoordig voor cloud-gebaseerde BI-tools of ERP-modules. Cloudoplossingen bieden automatische updates, toegankelijkheid via web en mobiel, en lagere upfront investeringen, wat ze aantrekkelijk maakt. De CFO moet beoordelen of cloud voldoet aan de security-eisen van de onderneming. In het MKB is cloud doorgaans een geschikte keuze vanwege beperkte IT-resources in-house.
- Voorbeelden van tools: In de praktijk zien we dat Power BI een populaire keuze is onder CFO’s voor het creëren van management dashboards. De tool kan verbinden met uiteenlopende databronnen (van Excel tot SQL-databases) en toont real-time updates in dynamische dashboards. Bovendien is het relatief betaalbaar voor kleinere bedrijven. Tableau biedt eveneens krachtige visualisaties, zij het tegen hogere licentiekosten. Sommige bedrijven volstaan (voorlopig) met Excel in combinatie met draaitabellen of add-ons, maar de CFO zal kritisch kijken of dit toekomstbestendig is. Ook bestaan er niche-oplossingen specifiek voor financiële dashboards in het MKB, of uitbreidingen binnen bestaande software (bijv. dashboard-modules in Exact, AFAS, Twinfield).
De CFO neemt bij de selectie ook toekomstige behoeften mee. Naast huidige rapportages moet de gekozen oplossing kunnen ondersteunen in prognoses, scenario-analyse en eventueel nieuwe eisen (zoals ESG-reporting of uitgebreide consolidaties) als het bedrijf groeit. Een goede CFO kijkt verder dan de huidige wensen en anticipeert op de informatiebehoefte van morgen.
Implementatie en integratie met ERP- en boekhoudsystemen
Na de keuze van een systeem is de implementatiefase cruciaal voor het opzetten van een management dashboard. Hierin werkt de CFO nauw samen met IT-specialisten, implementatiepartners en de gebruikers binnen de organisatie. Goede integratie met bestaande systemen is de sleutel tot succes: data moet soepel vanuit de boekhouding, ERP of andere bronnen doorstromen naar het dashboard, zonder handmatige tussenstappen.
Een belangrijk aandachtspunt is het opzetten van koppelingen. Moderne ERP-systemen bieden vaak al standaardrapportages of exportmogelijkheden. De CFO vergewist zich ervan of er standaard financiële rapportages aanwezig zijn (winst & verlies, balansen, budgetvergelijkingen) en of het eenvoudig is om managementrapporten te maken binnen het ERP. Indien de ingebouwde mogelijkheden beperkt zijn, zorgt de CFO ervoor dat het ERP data aan een BI-tool kan leveren (bijv. via een directe koppeling naar Power BI voor het creëren van management dashboard examples). Zo’n koppeling (rechtstreeks of via een datawarehouse) voorkomt dat werknemers data moeten overtypen of via Excel exporteren – handmatige processen die foutgevoelig zijn en moeten worden uitgebannen.
Daarnaast moet de CFO rekening houden met de actualiteit van de data. Idealiter worden gegevens real-time of near real-time bijgewerkt in het dashboard. Veel moderne koppelingen werken near-real-time, bijvoorbeeld door ’s nachts data te synchroniseren zodat de volgende ochtend de cijfers actueel zijn. De CFO stemt met IT af wat technisch haalbaar is: voor kritieke KPI’s (zoals cashpositie of omzet) wil men liefst geen dag vertraging. Soms kan een live API-koppeling zorgen voor directe updates wanneer transacties boeken. De CFO balanceert echter de behoefte aan realtime inzicht tegen de complexiteit en kosten – voor sommige kleinere MKB’s is een dagelijkse update voldoende als dit eenvoudiger te realiseren is.
Datamigratie en mapping vormen eveneens een CFO-aandachtspunt bij implementatie van een kpi dashboard. Vaak komen data uit verschillende bronnen (financiële administratie, sales-systeem, productiegegevens). De CFO zorgt dat definities uniform zijn en dat bij de integratie één consistent rekeningschema en data-definities worden gehanteerd. Bijvoorbeeld: omzetcijfers uit het ERP moeten op dezelfde manier berekend worden als in het financiële pakket, zodat er geen discrepanties zijn tussen verschillende rapportages. Hier kan de CFO gebruikmaken van standaarden zoals RGS (Referentie Grootboekschema) om integratie te vergemakkelijken.
Verder moet de CFO oog hebben voor autorisatie en beveiliging in de nieuwe dashboardomgeving. Niet elke gebruiker mag alle data zien. In samenspraak met IT definieert de CFO rollen en rechten (bijv. management ziet alle KPI’s op één oogopslag, terwijl afdelingshoofden alleen hun eigen deel zien in hun specifieke management dashboard. Het systeem moet robuuste toegangscontrole en audit trails bieden, zodat vertrouwelijke informatie beschermd is en er traceerbaarheid is van wijzigingen. Dit is ook van belang voor compliance en de accountantscontrole achteraf.
Het projectmanagement van de implementatie is vaak in handen van de CFO of een door hem aangestuurde projectleider. De CFO bewaakt de scope (welke KPI’s in de eerste release), planning en budget van het project. Best practices zijn onder meer om gefaseerd te werk te gaan: start met een minimum viable dashboard voor de belangrijkste metrics, toon daarmee snel waarde (quick wins) en breid daarna uit. Ook is training van gebruikers essentieel: de CFO organiseert trainingen of workshops zodat het finance-team en andere gebruikers de nieuwe tool effectief leren benutten. Adoptie door eindgebruikers bepaalt immers het succes – als men blijft terugvallen op oude Excel-lijsten, wordt de investering niet benut.
Uit onderzoek blijkt dat de grootste uitdagingen bij het efficiënter maken van rapportageprocessen in finance te maken hebben met data-integratie en organisatie: het combineren van data uit verschillende systemen wordt het vaakst genoemd. Ook geeft een deel van de professionals aan nog niet realtime te kunnen rapporteren bij gebrek aan noodzakelijke investeringen, en anderen missen de organisatorische randvoorwaarden. De CFO adresseert deze knelpunten tijdens de implementatie: hij maakt de businesscase duidelijk om de investering los te krijgen, en hij werkt aan de organisatie-inrichting om realtime reporting mogelijk te maken.
Kortom, de CFO fungeert als regisseur van de implementatie en integratie. Door technische kennis (via samenwerking met IT) te combineren met financieel-inhoudelijke kennis zorgt hij dat het nieuwe dashboardlandschap naadloos aansluit op de bedrijfsprocessen en legacy-systemen. Zo ontstaat een solide fundament voor geautomatiseerde, betrouwbare managementinformatie.