Alles wat startende founders moeten weten over financiën bij starten van een bedrijf

Voor nieuwe ondernemers vormt een solide financiële basis de hoeksteen van zakelijk succes. Zonder een goed financieel fundament lopen bedrijven het risico vast te lopen, zelfs als ze een goed product of sterke marktpositie hebben. In een landschap vol kansen en uitdagingen kan een doordachte aanpak voorkomen dat uw bedrijf al vroeg struikelt.

Deze gids is bedoeld om nieuwe founders te helpen de belangrijkste financiële beslissingen te nemen. Of het nu gaat om het kiezen van de juiste bedrijfsstructuur, het naleven van wettelijke verplichtingen, of het opzetten van efficiënte systemen, de juiste kennis en aanpak maken het verschil. Met deze informatie kunnen ondernemers stabiliteit creëren en tegelijkertijd plannen voor duurzame groei in hun ondernemingsplan.


Kiezen van de juiste bedrijfsstructuur

Een van de eerste en belangrijkste stappen bij het starten van een bedrijf is het kiezen van de juiste juridische structuur. De gekozen structuur heeft invloed op hoe uw bedrijf wordt bestuurd, belast, en hoe aansprakelijkheid wordt verdeeld. Hier zijn de drie meest voorkomende opties voor ondernemers die hun bedrijfsnaam willen registreren bij de kvk:


  • Eenmanszaak: Het kan een goede keuze zijn voor iemand die een eigen bedrijf wil starten met een eenvoudige rechtsvorm. Deze structuur is ideaal voor ondernemers die alleen beginnen en snel van start willen gaan. De administratieve lasten zijn relatief laag, en de inkomsten worden belast als persoonlijk inkomen. Een groot nadeel is echter dat de ondernemer volledig persoonlijk aansprakelijk is voor alle schulden van het bedrijf, wat aanzienlijke risico’s met zich meebrengt.


  • Besloten Vennootschap (BV): Een BV biedt een scheiding tussen persoonlijke en zakelijke financiën, wat betekent dat de persoonlijke bezittingen van de ondernemer beter beschermd zijn, vooral bij het starten van een eigen bedrijf. Dit maakt het aantrekkelijk voor bedrijven met groeipotentieel. Het opzetten en beheren van een BV brengt echter meer administratieve verplichtingen en kosten met zich mee, zoals het indienen van jaarrekeningen en het betalen van vennootschapsbelasting aan de belastingdienst.


  • Vennootschap onder Firma (VOF): Deze structuur is geschikt voor ondernemers die willen samenwerken. In een VOF delen partners de winsten en verliezen, en dragen ze gezamenlijke verantwoordelijkheid voor schulden, wat belangrijk is bij het starten van een eigen bedrijf. Hoewel de flexibiliteit aantrekkelijk is, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over eigendomsverhoudingen en verantwoordelijkheden, omdat vennoten ook persoonlijk aansprakelijk zijn.

Om toekomstige conflicten te voorkomen, is het essentieel om eigendomsverhoudingen, rollen en verantwoordelijkheden vanaf het begin schriftelijk vast te leggen. Dit kan bijvoorbeeld via een partnerschaps- of aandeelhoudersovereenkomst. Het kan ook verstandig zijn om deze afspraken door een notaris te laten vastleggen. Aan het begin van een samenwerking is de relatie meestal uitstekend, maar het is belangrijk om voorbereid te zijn op mogelijke veranderingen in de toekomst. Duidelijkheid over afspraken kan veel problemen voorkomen.


Naleving en rapportage


Het naleven van wettelijke verplichtingen en rapportagevereisten is een cruciaal onderdeel van het runnen van een bedrijf. Niet voldoen aan deze eisen kan leiden tot boetes, reputatieschade en zelfs juridische problemen. Nieuwe bedrijven moeten zich bewust zijn van de volgende belangrijke deadlines:


  • Jaarrekeningen: Jaarrekeningen moeten worden ingediend bij de Kamer van Koophandel binnen 9 maanden en 1 dag na het einde van het boekjaar. Dit document geeft een overzicht van de financiële gezondheid van uw bedrijf.

  • BTW- en loonbelastingaangiften: Regelmatige aangiften zijn vereist, vaak maandelijks of per kwartaal. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de specifieke deadlines voor uw bedrijf.

  • Vennootschapsbelasting is een belangrijke overweging voor ondernemers die een BV willen oprichten en hun administratie goed willen bijhouden. De betaling van deze belasting moet plaatsvinden binnen 9 maanden en 1 dag na het einde van het boekjaar. De aangifte moet uiterlijk 12 maanden na het einde van het boekjaar worden ingediend

  • Wet DBA: Als u werkt met freelancers of zzp’ers, moet u zich houden aan de Wet DBA om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Zorg dat u heldere overeenkomsten opstelt.


  • AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming): Uw bedrijf moet voldoen aan de regelgeving omtrent gegevensbescherming. Dit omvat het veilig opslaan van klantgegevens en transparant communiceren over hoe deze worden gebruikt.

De toekomst brengt ook toenemende digitale compliance met zich mee. Denk aan real-time belastingaangiften en andere digitale rapportagevereisten. Het is verstandig om voorbereid te zijn op deze veranderingen door te investeren in software en systemen die deze processen ondersteunen. Het gebruik van kalenders, herinneringen of gespecialiseerde tools helpt om deadlines bij te houden en boetes te vermijden.


Financiering en cashflowbeheer


Een van de grootste uitdagingen voor startende bedrijven is het managen van financiële middelen. Onvoldoende aandacht voor financiering en cashflow kan leiden tot problemen die zelfs het meest veelbelovende bedrijf kunnen schaden. Hier zijn enkele essentiële overwegingen:


  • Schuld- versus aandelenfinanciering: Bij schuld kunt u denken aan leningen van banken of andere kredietverstrekkers. Dit kan voordelig zijn als u een duidelijk terugbetalingsplan hebt, maar het brengt wel rentekosten met zich mee. Aandelenfinanciering houdt in dat investeerders een deel van uw bedrijf kopen in ruil voor kapitaal. Hoewel dit geen directe terugbetalingsdruk oplevert, vereist het wel transparantie over zaken zoals dividendregels en stemrechten.

  • Cashflowprognoses: Het is essentieel om zowel korte- als langetermijnprognoses te maken. Een 12-wekelijkse prognose kan helpen om dagelijkse liquiditeitsbehoeften te beheren, terwijl een prognose van 6-12 maanden inzicht geeft in toekomstige financiële hiaten. Door potentiële problemen vroegtijdig te signaleren, kunt u passende maatregelen nemen.

  • Onverwachte kosten: Naast reguliere operationele kosten kunnen onverwachte uitgaven zoals belastingaanslagen of apparatuurvervanging grote druk op uw financiële middelen leggen. Het is daarom verstandig om een reservefonds aan te houden.

Systemen en technologie voor financiële efficiëntie


Efficiënte financiële processen zijn essentieel voor de duurzaamheid van een bedrijf. Technologie speelt een sleutelrol bij het stroomlijnen van deze processen. Overweeg de volgende stappen:


  • Digitale boekhoudsoftware kan een waardevol hulpmiddel zijn voor uw administratie bij het runnen van een eigen bedrijf. Investeer in betrouwbare software waarmee u facturering, betalingen en financiële rapportage kunt automatiseren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op menselijke fouten.

  • Overstappen van handmatige processen: Veel startende bedrijven beginnen met spreadsheets om financiën te beheren. Hoewel dit in het begin handig kan zijn, kunnen deze systemen inefficiënt worden naarmate uw bedrijf groeit en de administratie complexer wordt. Het is belangrijk om tijdig over te stappen naar schaalbare, geïntegreerde systemen.

  • Voorkom overlap: Gebruik een centraal systeem om gegevens en processen te integreren. Dit voorkomt dubbel werk en maakt het gemakkelijker om financiële gegevens te analyseren.

Groei en schaalbaarheid


Na de initiële opstartfase wordt het opschalen van uw bedrijf een prioriteit. Groei brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, en financiële processen moeten deze groei kunnen ondersteunen. Hier zijn enkele strategieën:


  • KPI’s en managementrapportage: Stel key performance indicators (KPI’s) in om de financiële prestaties van uw bedrijf te meten. Gebruik deze gegevens om strategische beslissingen te nemen en uw bedrijf in de juiste richting te sturen volgens uw ondernemingsplan.

  • Tijdregistratie en projectbeheer: Vooral in creatieve industrieën is het belangrijk om inzicht te hebben in hoeveel tijd en middelen aan projecten worden besteed. Dit helpt om kosten te beheersen en winstgevendheid te waarborgen.

  • Grenzen stellen: Het kan verleidelijk zijn om meer werk aan te nemen of extra diensten te leveren zonder dat dit extra inkomsten oplevert, wat een risico vormt bij het starten van een eigen bedrijf. Zorg ervoor dat projectomvang en tarieven duidelijk worden vastgelegd in overeenkomsten.

Relaties en netwerkopbouw

Succesvolle financiële strategieën gaan niet alleen over cijfers. Relaties en samenwerking spelen een cruciale rol bij het creëren van zakelijke kansen en het waarborgen van duurzame groei.


  • Klantrelaties: Investeer tijd en moeite in het opbouwen van vertrouwen met uw klanten. Tevreden klanten zijn eerder geneigd om terug te komen en uw diensten aan anderen aan te bevelen.

  • Sector-specifieke kennis: Door diepgaande kennis van een specifieke branche te hebben, kunt u klanten unieke inzichten en oplossingen bieden. Dit kan u onderscheiden van concurrenten en uw waarde verhogen.

  • Samenwerkingen: Werk samen met experts zoals fiscalisten, HR-adviseurs en juridische professionals om uw bedrijf te ondersteunen. Deze partnerschappen kunnen u helpen om complexe problemen aan te pakken en uw professionaliteit te versterken.

Het verkopen van uw bedrijf


Het moment waarop u besluit uw bedrijf te verkopen, kan een van de meest ingrijpende en belangrijke gebeurtenissen in uw ondernemerscarrière zijn. Het proces vereist een zorgvuldige voorbereiding en strategische aanpak om de waarde van uw bedrijf te maximaliseren en de overgang soepel te laten verlopen. Hier zijn enkele cruciale overwegingen:


  • Begin op tijd: Start met de voorbereiding op een verkoop minstens enkele jaren van tevoren. Dit geeft u de tijd om uw bedrijf onafhankelijk te maken van uzelf en systemen en processen te optimaliseren.

  • Maak uw bedrijf onafhankelijk: Een bedrijf dat niet volledig afhankelijk is van de oprichter is aantrekkelijker voor kopers. Zorg ervoor dat operationele processen, klantrelaties en kennis binnen het team zijn gedeeld en gedocumenteerd.

  • Juridsche contracten en overeenkomsten: Controleer of alle juridische contracten en belangrijke overeenkomsten op orde zijn. Dit omvat onder meer klantencontracten, arbeidsovereenkomsten en eventuele partnerschapsovereenkomsten.

  • Schakel de juiste adviseurs in: Het inschakelen van ervaren adviseurs zoals M&A-specialisten, fiscalisten en advocaten is essentieel. Zij kunnen u begeleiden bij onderhandelingen, due diligence en het structureren van de verkoop.

  • Financiële cijfers en rapportage: Zorg dat uw financiële cijfers up-to-date en overzichtelijk zijn. Transparantie over financiële prestaties en prognoses geeft kopers vertrouwen in de waarde van uw bedrijf.

  • Bedrijfswaardering: Laat een professionele waardering van uw bedrijf uitvoeren om een realistisch beeld te krijgen van wat het waard is. Dit helpt u om een sterke onderhandelingspositie in te nemen bij het aangaan van nieuwe contracten voor uw eigen bedrijf.

  • Overgangsperiode: Wees bereid om gedurende een bepaalde overgangsperiode betrokken te blijven om kennis over te dragen en een soepele transitie te garanderen.

Door op tijd te beginnen met de juiste voorbereidingen, vergroot u niet alleen de kans op een succesvolle verkoop, maar ook op een resultaat dat recht doet aan de jaren van werk en toewijding die u in uw bedrijf hebt gestoken.


Met een strategische aanpak kunnen nieuwe ondernemers niet alleen de uitdagingen van het opstarten overwinnen, maar ook een pad naar duurzame groei en succes uitstippelen.

Read More

Scroll to Top
× WhatsApp